Einkommenssteuererklärungen und -unterlagen

Es wird Arbeitnehmern empfohlen, eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 5 Jahren einzuhalten. Das entspricht dem Zeitrahmen, in dem Steuerpflichtige für versehentlich falsche Angaben in der Steuererklärung belangt werden können.

Besteht der Verdacht einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung, kann dieser allerdings sogar noch nach zehn Jahren geahndet werden. Unterlagen für die Berechnung der Einkommenssteuer sollten daher besonders sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt einer Nachprüfung bewilligt wurde. Ergeht ein Bescheid vom Finanzamt mit dem Vermerk “unter Vorbehalt der Nachprüfung” ist es jederzeit möglich, dass das Finanzamt Belege anfordert. Dieser Vorbehalt ist auf dem Einkommenssteuer-Bescheid vermerkt. 

Ergeht dagegen der Steuerbescheid ohne Vorbehaltsvermerk und fordert das Finanzamt nicht innerhalb eines Monats Nachweise an, ist der Bescheid “bestandskräftig”. Dann können auch keine Fehler seitens der Finanzämter mehr korrigiert werden. Hierbei ist es auch irrelevant, ob die Steuererklärung auf herkömmliche Weise oder auf elektronischem Wege erstellt worden ist.

Unabhängig hiervon ist aufzubewahren, was noch für spätere Veranlagungszeiträume bedeutsam ist (z.B. Anschaffung von Arbeitsmitteln, deren Anschaffungskosten auf mehrere Jahre verteilt werden). 

Separate Aufbewahrungsfristen gibt es für Gewerbetreibende und Selbständige in § 257 Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 Abgabenordnung sowie für Unternehmer i.S.d. Umsatzsteuergesetzes in § 14 b Abs. 1 UStG. Selbstständige müssen ihre Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Inventare, Ausgangsrechnungen und sonstige Buchungsbelege zehn Jahre lang vorrätig halten. Die übrige geschäftliche Korrespondenz muss immerhin noch sechs Jahre gehortet werden.

Das Obige gilt natürlich nur für Unterlagen, die ausschließlich für die Steuererklärung nötig sind. Kaufverträge und andere Beweismittel sollte man entsprechend ihrer eigenen Aufbewahrungsfrist verwalten, siehe unten.

Kaufquittungen/ Rechnungen 

Kaufquittungen sind nötig für Umtausch, Garantie und andere Zwecke. Je nachdem, wofür man sie noch brauchen könnte, sollte man sie verschieden lange aufbewahren. 

Quittungen von Dingen, auf die keine Garantie gewährt wird, bewahre ich üblicherweise auf, bis ich den Gegenstand mehrmals benutzt habe, d.h. ich relativ sicher bin, dass ich ihn nicht demnächst wegen Mängeln wieder umtauschen möchte.

Bei Neugeräten und vielen Anschaffungen gibt es eine Garantie von zwei oder mehr Jahren. Die Kaufquittung ist hierzu unbedingt nötig. Die Aufbewahrungsfrist für diese Kaufquittungen ist also die Garantiedauer. Empfohlen wird auch oft, sie ein Jahr länger aufzubewahren. Gebrauchsanweisungen bewahrt man auf, solange das Gerät benutzt wird.

Die Verjährungsfrist bei Alltagsgeschäften beträgt in der Regel drei Jahre. Rechnungen vom Versandhändler gehören ebenso dazu wie die für den Möbel- oder Computerkauf.

Für Verkäufer gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist von Unterlagen, die den Verkauf belegen.

Die Rechnungen über größere private Anschaffungen sind zusätzlich wichtig, um den Wert des eigenen Hausstandes gegenüber der Hausratversicherung belegen zu können. In diesem Fall sollte man die Quittung so lange aufbewahren wie den Gegenstand selbst.

Alternativ zu Kaufquittungen kann man auch den entsprechenden Eintrag im Kontoauszug geltend machen, den man ohnehin drei Jahre lang aufbewahren sollte (s.u.).

Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notraren sollten zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Für Grundbesitzer gilt seit dem 1. August 2004 eine besondere Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren für Handwerkerrechnungen über Reparaturen oder Umbauarbeiten. Die Zweijahresfrist beginnt dabei mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Hintergrund dieser Regelung ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit. Ansonsten sollte man Handwerkerrechnungen für 6 Monate aufbewahren, um Gewährleistungen in Anspruch nehmen zu können.

Kontoauszüge

Bankunterlagen und Kontoauszüge müssen vier Jahre lang aufbewahrt werden, wenn es um regelmäßige Zahlungen wie Miete, Unterhalt usw. geht. Belege über einmalige Zahlungen hingegen, müssen nur zwei Jahre lang aufbewahrt werden. (Genauer: Zwei Jahre ab dem letzten Tag des Jahres, aus dem der Kontoauszug stammt. Also praktisch eher drei Jahre.) Dies gilt für gedruckte genauso wie für elektronische. Bei Selbständigen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Drei Jahre lang sollte man abgelaufene Sparbücher und Sparverträge behalten, genauso wie Rechnungen zu Versicherungen und Kontoauszüge.

Mietverträge

Nach Beendigung des Mietverhältnisses sollten Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können noch bis zu einem Jahr nach Erhalt angefochten werden. Einmal bezahlt kann man sich von ihnen trennen. Wer aber einzelne Posten über Jahre hinweg miteinander vergleichen möchte, der sollte die Nebenkostenabrechnung ca. 3 bis 4 Jahre aufbewahren. Nebenkostenabrechnungen sind auch wichtig, wenn Sie in absehbarer Zeit Wohnbeihilfen beantragen müssen. In diesem Fall empfiehlt sich die Aufbewahrung für zwei Jahre.

Wer ein Haus oder eine Wohnung kauft, sollte alle Rechnungen sammeln, da sie im Falle eines Verkaufes helfen, den Wert des Hauses festzustellen.

Versicherungsunterlagen

Unterlagen zu Versicherungen (Verträge, Änderungen, Statusberichte) soll man grundsätzlich so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft. Anders verhält es sich bei sogenannten Prämienschreiben, also den Unterlagen, in denen die Versicherung den anfallenden Betrag für die Versicherungsleistungen einfordert. Diese Schreiben kann man nach der Bezahlung wegwerfen.

niemals wegwerfen sollte man folgende Unterlagen:

• Schul- und Ausbildungszeugnisse
• Steuerbescheid (dient als Einkommensnachweis zur Vorlage bei anderen Behörden, z.B. wegen Erziehungsgeld/ Elterngeld, Leistungen nach BAföG; enthält auch andere wichtige Daten wie z.B. Zahlungen an die Rentenkasse)
• Rentenbescheide
• lückenlose Dokumentation des beruflichen Werdeganges durch Arbeitszeugnisse oder Dienstzeitenbestätigungen
• aktuell gültiger Personalausweis sowie Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
• Geburtsurkunde
• Taufschein
• Heiratsurkunde
• ärztliche Gutachten
• Sterbeurkunden von Familienangehörigen
• Unterlagen für die Rentenberechnung:
• Arbeitsverträge, Ausbildungsverträge
• Sozialversicherungsunterlagen (den jährlich vom Arbeitgeber versendeten Sozialversicherungsnachweis)
• Gehaltsabrechnungen
• Schul-, Ausbildungs- und Studienbescheinigungen
• Immatrikulationsbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der Ausbildung

• Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten
  

Weitere Informationen

• Ratgeber Nr. 54 "Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Buchführungsunterlagen", zu bestellen beim: Bund der Steuerzahler Deutschland e.V.